Как вести управленческий учёт бизнеса максимально эффективно?

Зачем бизнесу управленческий учёт?

Бухгалтерский учёт не даёт собственнику и менеджерам информацию, которая им необходима. Эти данные больше предназначены для налоговой, статистики, банков, инвесторов и контрагентов.

Управленческий учёт — как раз для собственников и менеджеров, которым нужна информация, чтобы принимать решения. Поэтому его ещё называют внутренним учётом.

Например, в бухгалтерском балансе по строке 1230 «Дебиторская задолженность» есть сальдо (остаток) на сумму 900 тысяч рублей. На основе этой цифры, сопоставляя её с другими, можно делать выводы — что когда-то от покупателей поступят деньги в сумме 900 тысяч (но это не точно). Но чтобы принять оперативные решения, этой информации мало.

Чтобы понять, с кем из покупателей и как работать и как не допустить кассовый разрыв, нужно делать периодический отчёт (еженедельный или ежемесячный, например) с группировкой по срокам погашения дебиторской задолженности и с выделением просроченной.

Эта информация должна быть оперативной, достоверной, удобно систематизированной для управленца. Бухучёт со своей первичкой, «1С» и балансом раз в год не может эту базу обеспечить. Поэтому нужна система, которая обрабатывает, анализирует и обобщает информацию так, чтобы на её основе принимать решение. Это и есть управленческий учёт.

Что должен показывать управленческий учёт?

Хотя управленческий учёт зародился как учёт затрат (в ранних источниках термины «управленческий учёт» и «производственный учёт» — синонимы), со временем его функции сильно расширились, и сейчас часто включают и бюджетирование, и контроль, и анализ.

Управленческий учёт — гибкая информационная система, которая настраивается под нужды конкретного предприятия. То же можно сказать и о перечне формируемых документов и отчётов. Тут нет строгой регламентации, как в финансовом учёте!

Обычно составляют как прогнозные, или плановые отчёты, так и фактические за период. Полезно составлять эти отчёты по видам деятельности или по видам продукции, что позволит видеть рентабельность каждого вида продукции, определять точку безубыточности, прогнозировать доходы и расходы при изменении масштаба деятельности, рассчитывать различные показатели эффективности (KPI).

Большое внимание в управленческой отчётности отводится характеристике денежных потоков организации. Любому финансисту понятно, что если есть прибыль, это не значит, что есть и деньги. А вот собственнику это не всегда понятно.

Например, если в отчётном периоде купили новый плоттер за 210 000 рублей, то эти расходы по правилам в бухгалтерском учёте не будут отражены — они будут признаваться постепенно, в течение срока полезного использования (амортизации), то есть бухгалтерская прибыль будет больше реальных денег на 210 000 рублей. Деньги уменьшатся, их уже заплатили. Эту разницу и её причину будет видно в отчёте о движении денежных средств.

В целом система управленческого учёта должна показывать, куда уходят деньги организации, какие виды продукции и направления более выгодны, в чём слабые места и точки роста бизнеса.

Как организовать и вести управленческий учёт?

Нанять финансового директора

Плюсы: специалист сможет «поставить диагноз» бизнесу в цифрах и предложить решение.

Минусы: недёшево. Нужно найти действительно компетентного сотрудника, который будет не только оперировать загадочными терминами, но и реально помогать.

Обязать вести управленческий учёт бухгалтера

Плюсы: можно договориться по оплате — будет дешевле, чем нанять ещё одного человека — финдиректора. Знает бизнес. Уже проверенный человек.

Минусы: может не справиться, либо не захотеть.

Собственнику самому вести управленческий учёт

Плюсы: дёшево. Можно сделать максимально удобно и понятно, и не надо никому ничего объяснять.

Минусы: надо разбираться в финансах. Время можно потратить эффективнее — решать проблемы и развивать бизнес.

Как автоматизировать управленческий учёт?

Нет такого предприятия, где вообще нет элементов управленческого учёта. Даже если бухгалтер на аутсорсе раз в неделю сообщает об остатке денежных средств на счёте, — это управленческий учёт.

Ведут управленческий учёт по-разному: кто-то разносит в Excel данные по выручке и расходам на разных точках в городе. Если доступ к данным нужен разным людям, может быть удобно пользоваться Google-таблицами.

Со временем, когда бизнес растёт и усложняется, вряд ли это будет эффективно — количество таблиц разрастётся, ошибок при вводе данных и анализе прибавится. Возрастут потребности в информации для управленческих решений. Чтобы оптимально настроить систему управленческого учёта, удобнее выбрать специальную программу.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.