Что такое автоматизация
Для многих уже не кажется необычным способность таблиц Excel суммировать данные в столбцах или строках, автоматически вычитать значения из разных граф. Все это делается по заранее написанным формулам, присвоенным конкретным ячейкам. Пользователю остается только вписать цифры — остальное выполнит программа.
На этом простом примере становится понятно, что такое автоматизация бизнес-процессов. Это целая система управления бизнесом — программа, выполняющая действия по заранее составленным алгоритмам. Они настраиваются в соответствии с деятельностью компании, поставленными целями, выполняемыми задачами.
Софт автоматически обрабатывает введенные данные от сотрудников или клиентов, выполняет команды руководства, собирает сведения, составляет отчеты, выдает напоминания и пр.
Почему сегодня — это необходимость
Раньше у компаний просто не было альтернативы. Все приходилось делать вручную. Это касалось как ведения документации фирмы (технической, кадровой, бухгалтерии), так и обработки заявок от клиентов. Для выполнения работы нужно было много сотрудников, бумаги, пересылки документов. На это затрачивалось колоссальное количество времени, денег.
Затем стали появляться примитивные программы, типа таблиц Excel, способных автоматизировать расчеты. Пользователю уже не требовалось отдельно рассчитывать данные на калькуляторе, что стало экономить время. К тому же защитило от случайных ошибок, когда палец человека мог попасть не на ту кнопку калькулятора, из-за чего в отчет или базу попали бы неверные сведения.
Сейчас системы управления бизнесом при помощи программного обеспечения стали настолько самостоятельными, что позволяют автоматизировать гораздо больше действий. В свою очередь, это еще больше экономит время сотрудников, сокращает количество ошибок, повышает производительность.
Автоматизации хорошо поддаются следующие процессы:
формирование пакета документов для товара, клиента;
рассылка рекламных и информационных уведомлений;
составление отчетов об эффективности менеджеров, отделов, всей фирмы за выбранный период времени;
начисление зарплат, премий, больничных по заранее введенным вводным;
распределение отпусков, составление графиков дежурств;
регулярные заказы комплектующих, сырья;
ведение базы по остаткам товара на складе с информированием об окончании конкретной продукции.
Благодаря автоматизации, например, системе электронного документооборота (СЭД), упрощается взаимодействие между отделами, филиалами компании. Все работают с одной базой, мгновенно получают документы, могут вносить правки в реальном времени. Руководитель видит, у кого сейчас файл на согласовании.
Система следит за сроками, даже если сотрудник забыл о них. Софт напомнит об окончании дедлайна или просрочке, выдав сообщение. Все это значительно повышает организованность команды, что идет на пользу бизнесу. Поэтому сегодня такой программный помощник необходим буквально каждой крупной компании.
А2Б — система управления бизнесом
Планируйте, организуйте и контролируйте работу компании в единой программе
В чем заключается положительный эффект
Система управления бизнесом содержит много модулей, каждый из которых по-своему помогает компании вести бизнес. Рассмотрим плюсы такого внедрения на примере программы от А2Б, состоящей из 13 блоков. Модуль CRM актуален для работы с клиентами. Ранее продажи интернет-магазина велись так:
На сайт поступала заявка от клиента.
Менеджер, работая над другими делами, замечал ее в течении 1-2 часов и перезванивал человеку для уточнения адреса доставки, характеристик товара, выставления счета на оплату.
Параллельно менеджер проверял наличие товара на складе.
Покупатель, если еще не передумал, подтверждал готовность купить, оплачивал счет.
Менеджер, дождавшись уведомления из банка, передавал товар в отдел доставки, распечатывая для них адрес клиента для отправки.
Отдел доставки упаковывал и высылал товар.
Затем нужно было сохранить в файле данные о покупателе, чтобы попытаться ему что-то продать в будущем. Такие данные на бумаге вечно терялись на столе. А в компьютере их невозможно было найти из-за большого количества других файлов или того, что менеджер не помнил, как назвал папку.
При наличии CRM от А2Б будет удобно вести базу клиентов и контрагентов в одной программе. Все данные легко найти при необходимости. Покупателей можно разделить на группы по семейному положению, сумме чека, полу, возрасту. Это упростит подбор рекламных предложений, чтобы менеджер направил усилия на конкретную группу людей. Софт помогает строить простые воронки продаж, что положительно сказывается на бизнесе, двигая его вперед.
А вот еще один пример положительного влияния на бизнес при помощи модуля СЭД от А2Б. Система электронного документооборота позволяет:
Быстро создавать документы по заранее подготовленным шаблонам.
Рассылать их сразу нескольким получателям одним нажатием кнопки.
Выстраивать маршрут согласования документации.
Задавать разные уровни доступа сотрудников к файлам.
Видеть, кто сейчас работает над документацией.
Быстро находить файлы в архиве по фамилии автора, теме, дате.
Уведомлять о приближении окончания срока.
Этот модуль — хорошее средство для организации работы в 2–3 филиалах компании, а также для удаленных сотрудников. Положительный эффект заключается в сохранении порядка и прозрачности работы.
Инструмент «Цели» поможет выстраивать четкие ориентиры для персонала. Раздел «Канбан» даст увидеть состояние дел наглядно. Это позволит оценить эффективность отдельных сотрудников, отделов, найти, на каком этапе больше всего происходит задержка. Такой анализ нужен, чтобы понимать возможности компании, обещать клиентам реальные сроки исполнения задачи.
Модуль «Проекты» показывает детальную статистику по каждому делу: ответственного, этапы, сроки выполнения каждого шага. Рядом с проектом формируется диаграмма Ганта, для визуальной оценки производительности. Положительный эффект для бизнеса заключается в четком видении всех процессов для руководства. Можно поощрить хороших работников, подумать, как воздействовать на менее эффективных.
Из каких этапов состоит переход бизнеса к автоматизации
Для внедрения СЭД и других модулей в бизнес требуется выполнить ряд шагов:
Определить цели. Руководство компании озвучивает, чего оно хочет от автоматизации бизнеса. Это может быть: сокращение ошибок, связанных с человеческим фактором, увеличение количества обработки заявок от клиентов и пр.
Определить процессы для автоматизации. Руководство решает, какие процессы внутри фирмы будут выполняться софтом. Например: составление и передача внутренней документации, постановка задач, визуализация дел в очереди на каждом этапе и пр.
Составить техническое задание для разработчика. Компания выбирает разработчика ПО и программный продукт, который будет внедряться. Обсуждаются возможности софта, его интеграция в существующую программную среду. Заключается договор.
Установить ПО. Программа устанавливается на сервер компании. Второй вариант развертывания — подключение к облачному сервису.
Настроить сценарии использования. Разработчик показывает, как создавать бланки, настраивать маршруты согласования документации, задавать сроки исполнения. На этом этапе задаются уровни доступа для сотрудников. Это позволяет разграничить доступ к важной информации, представляющей коммерческую тайну.
Прописать в документации необходимость использования новой программы. Предусмотреть штрафы за нарушения.
Начать использовать софт. На освоение может уйти до двух недель. Зато после станет очевидна польза.
У программы от компании A2Б можно выбрать количество подключаемых модулей. Это может быть только СЭД, CRM, «Проекты». Гибкая настройка позволяет взять только функции, необходимые конкретному бизнесу. Это помогает снизить цену, когда не требуется полный набор.
Автоматизация при помощи таких программ как А2Б позволяет повысить прозрачность бизнеса, ускорить часть процессов. Еще она экономит время сотрудников и деньги. Такое внедрение подойдет крупному и среднему бизнесу с большим штатом, объемной документацией, наличием нескольких филиалов или удаленных сотрудников. Заметные улучшения софт показал в микро и малом бизнесе, там, где уже развивается минимальная бюрократия.
А2Б — система управления бизнесом
Планируйте, организуйте и контролируйте работу компании в единой программе
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KP95G
Комментарии
1Автоматизация помогает упростить процессы, отсюда и рост.