Какие документы нужны при сотрудничестве с самозанятым
Для заказчика важно, чтобы все необходимые документы с самозанятым были в наличии и оформлены правильно, потому что налоговая в любой момент может проверить, не являются ли правоотношения с внештатником фактически трудовыми.
Первое, на что инспекторы смотрят в ходе проверки — документы.
Гражданско-правовой договор
Это единственный документ, который подписывают заказчик и исполнитель перед тем, как начать сотрудничать. В нем должны быть прописаны все условия сотрудничества. Договор может быть:
Рамочным. Такой договор подписывают, если заказчик и исполнитель собираются сотрудничать продолжительное время. В нем указывают, какие услуги оказывает исполнитель, и каким образом получает задания.
На конкретную услугу. В таком договоре подробно указывают объем, сроки, этапы выполнения работ и все прочие нюансы.
Договор, который подписан одной стороной, не имеет юридической силы, поэтому его важно подписать с исполнителем. Иначе, если возникнут претензии, будет сложно установить, о чем стороны договаривались изначально.
Мы уже писали о том, как заключить договор с самозанятым.
Задание к договору
Если договор заключают на конкретную услугу — задание и все условия прописывают в нем. Если договор рамочный — на каждую услугу, которую вы хотите получить от исполнителя, необходимо оформлять отдельное задание. В нем прописываются все условия, стоимость, сроки.
С помощью задания подтверждают сдельный характер отношений: документ показывает, что заказчик обращается к исполнителю за конкретным результатом.
Читайте о том, как и зачем оформлять задания для самозанятых — это обезопасит компанию от рисков со стороны ФНС.
Справка из приложения «Мой налог»
Этот документ подтверждает статус плательщика НПД. Заказчик также может проверить статус исполнителя самостоятельно — на сайте ФНС или через платформу для работы с самозанятыми.
Чек
Согласно закону 422-ФЗ, самозанятый обязан выдать заказчику чек после того, как получит от него деньги. Чек — это закрывающий документ, который позволяет организации подтвердить расходы в налоговой и уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль или по налогу на УСН «доходы минус расходы».
Предоставить чек самозанятый может разными способами:
в распечатанном виде;
в электронном виде на почту, смс, в мессенджере;
также заказчик может считать QR-код чека.
Акт выполненных работ
Акт позволяет подтвердить результат услуги и ее приемку заказчиком. Если в работе есть недочеты, то их прописывают в акте. Если заказчик принимает результат на словах, то требовать от исполнителя исправить недостатки будет сложнее.
Другая важная причина оформить акт — чтобы признать расходы. Акт подтверждает не просто тот факт, что самозанятый получил деньги, но и то, что он оказал услугу. То есть акт защищает права обеих сторон.
О том, как правильно составлять акты с самозанятых, мы рассказывали в отдельном материале.
Счет
Чтобы подтвердить расходы, счет компании не нужен. Но с его помощью бухгалтеру проще проводить платежи. Если счет требуется, тогда в договоре с исполнителем можно прописать условие, что исполнитель должен выставлять счет.
Автоматизируйте управление: самозанятыми, ИП, физлицами
Помогаем средним и крупным компаниям сократить издержки и снизить риски сотрудничества с большим числом исполнителей
Как организовать обмен документами с исполнителем
Для безопасного сотрудничества с исполнителями важно подписывать и иметь в наличии все вышеперечисленные документы, хотя по закону обязательно получать от самозанятых только чек. Обычно документы с самозанятыми подписывают несколькими способами:
Лично
Это классический способ обмена бумажными документами и «живыми» подписями. Обычно им пользуются заказчики, которые сотрудничают с небольшим числом исполнителей и находятся в одном с ними городе. Тогда сложностей подъехать в офис заказчика и подписать документы у самозанятого обычно не возникает.
Почтой и скан-копиями по электронной почте или в мессенджерах
Заказчики высылают исполнителю файл с подготовленным договором, а затем и актом. Исполнителю нужно распечатать, подписать, сфотографировать подписанный документ, а затем отправить оригинал почтой или курьером.
Обмен электронными документами в мессенджерах или по электронной почте
Для этого у заказчика и исполнителя должна быть техническая возможность подписывать документы электронной подписью (ЭП). Понадобится установить на компьютер плагин, например, Крипто Про, с помощью которого можно подписать ЭП файл в формате Word. Если у заказчика обычно есть и сертификат ЭП, и плагин, то у исполнителя они есть далеко не всегда.
Так заказчик может быстро подписать документы и начать сотрудничество с исполнителем, который находится в другом городе или стране. Документы, которые подписаны электронной подписью, равнозначны бумажным экземплярам, подписанным лично. Обмениваться бумагами в этом случае не придется.
Сервисы ЭДО
В сервисе ЭДО можно создавать документы в электронном виде, подписывать их ЭП и отправлять по электронному каналу связи. Отправка и получение мгновенны. Но проверять статус самозанятого, получать чеки и делать выплаты все равно придется в ручном режиме.
Платформа для работы с самозанятыми
С помощью платформы заказчик и исполнитель тоже обмениваются документами в электронном виде, но платформа существенно упрощает этот процесс.
Например, Консоль.Про берет на себя весь цикл работы с исполнителями: регистрирует физлицо в качестве самозанятого, проверяет актуальность статуса плательщика НПД, автоматически формирует и подписывает акты о выполненных работах, пробивает чеки, фиксирует доход плательщика НПД в ФНС и оплачивает налог. Также платформа сама выпустит для всех исполнителей простую электронную подпись.
Что нужно заказчику и исполнителю для ЭДО
Законодательство не запрещает самозанятым пользоваться ЭДО для обмена документами с заказчиком. Чтобы организовать ЭДО с исполнителем, понадобится электронная подпись и подключение к платформе, на которой можно обмениваться документами.
Какая бывает электронная подпись
Есть три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
Важно. Если стороны подписывают документ с помощью ЭДО, то им нужно использовать одинаковый вид подписи. Поэтому при сотрудничестве с физическими лицами или самозанятыми подойдет ПЭП — исполнители, как правило, не очень хотят получать КЭП, так как это сложно и затратно.
Простая электронная подпись (ПЭП).
С ПЭП интернет-пользователи встречаются практически каждый день: это, например, логин и пароль, который они вводят при авторизации в банковском приложении. ПЭП создается в программе или в сервисе, и каждый раз при подписании пользователю приходит новый проверочный код. То есть ПЭП — не постоянный набор символов: каждый раз создается новое подтверждение.
Некоторые сервисы и программы добавляют дополнительные шаги, чтобы повысить безопасность такой подписи. Например, на платформе Консоль.Про ПЭП автоматически выдается после регистрации:
Платформа запрашивает паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
Пользователь авторизуется по паспорту и подтверждает согласие на выдачу ПЭП.
Дальше документы можно подписывать с помощью кода, который будет поступать в смс-сообщении.
Консоль.Про проверяет подписанта — перед камерой в режиме реального времени. А в личном кабинете платформы можно вписать только один номер телефона. Таким образом, ПЭП получит именно тот пользователь, который зарегистрирован на платформе. Налоговая принимает это за доказательство законности сотрудничества.
Минфин и ФНС неоднократно сообщали, что ПЭП можно применять для подписания первичных документов. Например, такие подтверждения есть в письме Минфина от 12.05.2022 № 03-02-07/43502, в письме ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118. Также это прописано в ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ от 06.04.2022. Значит, и для документооборота с самозанятым такая подпись тоже подходит.
Чтобы ПЭП обладала юридической силой, нужно:
Подписать пользовательское соглашение, где указаны права и обязанности сторон, особенности процедуры.
Определить, что считается подписанием ПЭП — например, это может быть получение письма с установленного адреса.
На платформе Консоль.Про каждая подпись имеет свой собственный идентификатор — так можно проверить, подлинная она или нет. Таким образом, документы на платформе становятся юридически значимыми.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
НЭП формируется с помощью средств криптографии. Ей пользуются физические лица, например, чтобы подписать документы работодателя или на Госуслугах. Юрлицам такой подписи недостаточно — она не подойдет, например, для отчетности в налоговую или документов в судебную инстанцию.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый надежный вид ЭП. Ее применяют юрлица в электронном документообороте с поставщиками, покупателями и контролирующими органами. КЭП можно получить в налоговой или аккредитованном удостоверяющем центре ФНС. Сертификат электронной подписи обычно выдается на год.
Как перейти на ЭДО с помощью платформы на примере Консоль.Про
Чтобы начать документооборот с исполнителем, заказчику нужно только пригласить его на платформу. Для этого достаточно отправить ссылку на подключение. Дальше Консоль.Про все делает самостоятельно: собирает документы, регистрирует физлицо в качестве самозанятого, выпускает электронную подпись, формирует нужный договор по форме заказчика. Кроме того, платформа проверяет статус исполнителя каждый раз перед совершением сделки.
Как подписывать документы на платформе ЭДО с самозанятыми пошагово — рассказали в этой статье.
С помощью Консоль.Про компании подписывают договоры с самозанятыми за 7–15 минут и сразу начинают сотрудничество. Также на платформе есть техподдержка, которая работает круглосуточно в рабочие и выходные дни и отвечает на все вопросы исполнителей.
Автоматизируйте управление: самозанятыми, ИП, физлицами
Помогаем средним и крупным компаниям сократить издержки и снизить риски сотрудничества с большим числом исполнителей
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8JtL4r
Комментарии
1Спасибо за статью, было очень полезно!