Что говорит закон о формате и составе кадровых электронных документов
Возможность обмениваться кадровыми документами в электронном виде появилась у работодателей и работников с ноября 2021 года.
Тогда закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 ввел в ТК понятие «электронного документооборота в сфере трудовых отношений», и в кодексе появились новые нормы: ст. 22.1 – 22.3., регулирующие порядок КЭДО. До этого был принят еще один значимый нормативный акт – закон № 407 от 08.12.2020, который допустил перевод на дистанционную (удаленную) работу сотрудников компании и установил порядок взаимодействия с «удаленщиками».
С помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО) работодатель и работник могут обмениваться документами в электронном виде. Дублировать такие документы на бумажном носителе не нужно (ст. 22.1 ТК).
Все это время предприятия, использующие КЭДО, могли создавать и отправлять файлы в удобном для себя формате – DOC, XLSX, PDF, т. к. Минтруду требовалось время на разработку единых стандартов. Такие правила наконец были утверждены приказом ведомства № 578н от 20.09.2022 и вступили в законную силу с 1 марта 2023 (ч. 7 ст. 22.1 ТК).
Приказ Минтруда № 578н, в частности, устанавливает:
перечень структурных элементов и XML схему описания электронного рабочего документа;
перечень структурных элементов описания транспортного контейнера и его XML схему;
справочник основных видов электронных документов, связанных с работой.
Общие требования к формату и структуре распространяются на все рабочие электронные документы, которые не дублируются на бумаге: договоры, приложения к ним, приказы, распоряжения, соглашения и т. д.
Напомним, что некоторые акты перевести в цифровой вид нельзя (приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда, протоколы о несчастных случаях), соответственно к ним нововведение не применимо.
Разобраться с изменениями самостоятельно кадровикам может быть сложно. Большой объем технической информации заставит подключать к обновлению IT-специалистов.
Однако если компания ведет КЭДО через специализированные сервисы (такие как, Бизнес-легко), сотрудники вообще не почувствуют разницы при подготовке, подписании и обмене рабочей документацией. Площадка сама доработает функциональность в соответствии с актуальными требования Минтруда и приведет формат файлов в нужный вид.
Требования к составу кадрового электронного документа
По новым правилам в кадровый электронный документ должны входить три файла:
основная часть – в PDF;
электронная подпись – в формате SGN;
описание электронного документа – в XML.
Машиночитаемая доверенность и приложения к основному электронному документу не являются обязательными элементами и добавляются при необходимости.
Наименование файла | Пояснение к формату и содержанию |
Основная часть | Непосредственно содержание рабочего документа, например, текст трудового договора с новым сотрудником. Файл в оформляется в PDF/A-1А. Название должно соответствовать шаблону (приложение к приказу 578н). |
Приложение к основной части (текст, таблица, изображение). | Добавляется при необходимости. Файлы приложений создаются в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных. |
Электронная подпись | Используется при подписании электронного документа усиленной квалифицированной или неквалифицированной ЭП. Формат – SGN. |
Машиночитаемая доверенность | Добавляется, если документ за руководителя подписывает ответственный сотрудник (физлицо). Формат файла – XML. |
Описание документа | Отдельный файл со всей информацией о кадровом электронном документе. Создается в формате XML, схема его размещена на сайте Минтруда. Описание электронного документа должно быть оформлено в кодировке «utf-8» без «BOM» (Byte Order Mark). |
Описание электронного кадрового документа содержит обязательные и необязательные элементы, они подробно перечислены в приложении к приказу № 578н.
Например, «employername» – полное название организации или ФИО предпринимателя, «id» – уникальный идентификатор описания , «innemployer» – ИНН работодателя и прочие относятся к обязательным элементам. Другие: «jobtitle» – должность подписанта, «snils» – СНИЛС представителя работодателя и т.д. являются необязательными, их вносить можно по желанию.
Также есть отдельная группа элементов – условно необязательных, они используются при описании кадрового документа только определенными субъектами бизнеса. Допустим, «kpp» – КПП работодателя заполняется только юридическими лицами, у индивидуальных предпринимателей такого реквизита нет.
Вот, как выглядит перечень структурных элементов в приказе Минтруда.
Использовать указанные обозначения необходимо каждый раз при описании электронного документа, связанного с кадровой деятельностью, в формате XML.
Приказ № 578н также установил цифровые коды документов, кадровых мероприятий и иных сведений о работе, оформляемых в письменном виде. Ознакомиться более подробно можно в приложениях к нормативному акту.
Какие документы нельзя перевести в КЭДО
Напомним, что перевод делопроизводства в электронный вид все еще остается добровольным для работодателей. Но зачастую является единственным кадровым решением при найме сотрудников на дистанционную (удаленную) работу или при оптимизации внутренних процессов на крупных предприятиях с разветвленной структурой филиалов в разных регионах.
Даже при полном переходе на КЭДО есть перечень документов, которые нужно оформлять на бумаге, чтобы работник мог лично их подписать:
трудовые книжки;
сведения о трудовой деятельности;
акты о несчастных случаях на производстве;
приказы и распоряжения об увольнении;
документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Все остальные документы, включая трудовые договоры, приказы о переводе сотрудника на удаленку или на другую должность, допустимо составлять и подписывать в электронном виде (в формате, утвержденном приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н).
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями.
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Чтобы получить чек-лист, заполните форму:
Какое наказание последует за нарушение формата
Ответственность за несоблюдение формата кадровых электронных документов на сегодняшний день пока не установлена.
Учитывая, что нововведения направлены на обеспечение возможности обмена документацией между информационной системой работодателя и другими системами, ошибки в оформлении файлов приведут к отказу в их обработке со стороны третьих лиц.
Проще говоря, госорганы перестанут принимать документы в неактуальном виде.
Есть вероятность также, что штрафы за нарушение порядка оформления бумажных кадровых документов, распространят и на цифровые аналоги (ч. 1 ст. 5.27 КоАП, для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.; для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб.).
Соблюдать требования закона к ведению кадрового электронного документооборота проще простого с провайдером СБИС – «Бизнес-легко!». Программа позволяет оформлять отпуска сотрудников, направления в командировку, переводы внутри компании, принимать на работу новичков, знакомить персонал с локальными актами и надежно хранить архив.
Приведение формата и состава каждого электронного документа в соответствие с правилами ТК гарантировано прямо сейчас.
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями.
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Чтобы получить чек-лист, заполните форму:
Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8K4yqK
Начать дискуссию