Автор: Ирина Кокшарова, бизнес-практик, финансовый директор, эксперт по внедрению управленческого учёта и системы KPI, основатель проекта «Правила финансов».
Ошибка № 1. Бессистемный управленческий учёт
Для управленческого учёта очень важны регламенты. Все правила должны быть едиными для отчётов, все процессы — чётко описаны, а все формы — понятно разработаны. Однако часто в компаниях забывают про системный подход.
Можно легко понять, что с управленкой в компании не всё в порядке, если:
формы есть, но они все разные, сравнить их между собой нельзя;
часть отчётов собирается, а другая — нет;
информация в разных отчётах отличается;
нет чёткого порядка формирования данных;
в отчётах пропускаются отдельные недели или месяцы.
Полноценный управленческий учёт — это основа для оценки ситуации в компании и принятия управленческих решений. «Кусочный» учёт приводит к тому, что данные в отчётах становятся бесполезными для анализа и принятия управленческих решений.
Ошибка № 2. Неполный учёт
Существует три главных управленческих отчёта — Отчёт о прибылях и убытках (или отчёт о доходах и расходах), отчёт о движении денежных средств (ОДДС) и управленческий баланс. Для их составления и детализации иногда используют вспомогательные отчёты — отчёт по продажам, по дебиторской и кредиторской задолженности или какой-то ещё. Но всё-таки именно три основных отчёта — это необходимый для бизнеса минимум.
Но одни компании ведут только ОПиУ, другие — лишь ОДДС, а третьи — делают оба этих отчёта, но забывают про балансовый отчёт. Особенно часто этим грешат ИП.
Без трёх базовых отчётов невозможно оценить реальное положение дел в компании. Руководитель будут видеть картину только с одной стороны, а другие проблемы и возможности окажутся, наоборот, скрыты. Из-за этого собственники рискуют не заметить надвигающуюся катастрофу.
Например, без баланса можно пропустить накопленные долги или затоваривание бизнеса. Без двух других отчётов нельзя понять, сколько реально зарабатывает компания и сколько можно из неё безболезненно вывести денег.
Ошибка № 3. Нет управленческой учётной политики
В управленческом учёте одни и те же объекты можно учитывать по-разному. Например, списывать запасы можно по средней стоимости, а учитывать товары — в закупочной стоимости или в продажной.
Важно, что правила для отчётов в управленке отличаются от тех, что есть в бухгалтерском учёте. Поэтому они записываются в специальном документе — управленческой учётной политике. Без такого регламента в компании всегда будут разночтения. Финансист не будет знать, как учитывать, директор — как интерпретировать и понимать управленческие отчёты.
Ошибка № 4. Нет синхронизации между справочниками и аналитиками данных бухгалтерского и управленческого учёта
Отсутствие синхронизации данных между бухгалтерским и управленческим учётом характерно даже для тех компаний, которые в целом правильно ведут отчётность. Иногда бизнес использует в бухгалтерском учёте одни справочники, а в управленческом — другие. В документах могут отличаться группировки и статьи. Или финансисты применяют номенклатурные группы, а бухгалтеры — нет.
Во всех этих случаях управленческий и бухгалтерский учёты сложно сопоставлять. В отчётах будет больше различий, а на поиск ошибок надо будет постоянно тратить дополнительное время.
Ошибка № 5. Управленческий учёт не использует другие виды учёта в качестве источника данных
Помимо управленческого и бухгалтерского, существует учёт, при котором в систему вносятся все данные и документы. Обычно это делает бухгалтер с помощью бухгалтерской программы, например, «1С: Бухгалтерии». На основе этого формируется бухучёт.
Если же компания не ведёт бухгалтерский учёт (например, ИП), то для учёта используются различные CRM-системы, например, «МойСклад», «1С: Управление торговлей» или отраслевые программы для отслеживания продаж и расчёта себестоимости. На их основе формируется оперативный учёт.
Все эти данные являются основой для сбора факта в управленческой отчётности. Но некоторые специалисты не хотят разбираться в текущем бухгалтерском или оперативном учёте, а потому не используют эти данные. В итоге они параллельно ведут второй, а иногда и третий параллельный учёт — управленческий.
По итогу бухгалтер, менеджер и финансист используют разные платформы для ведения нужного им учёта и не синхронизируют данные. В результате собственник вынужден за это переплачивать.
Ошибка № 6. Не использовать двойную запись
Любой грамотный финансист вам скажет, что двойная запись — это величайшее изобретение и гарант правильности данных.
При двойной записи любая хозяйственная операция «шифруется», так называемой «проводкой», записывается по дебету и по кредиту. Так, всегда можно проверить правильность и достоверность управленческих отчётов.
Управленческие отчёты по сути формируются по тем же принципам, что и бухгалтерские. Только финансисты интерпретируют их по-другому и переводят на понятный для собственника язык.
Есть пара моментов, которые могут помешать бизнесу вести учёт с помощью двойной записи.
• Вручную вести двойную запись невозможно, для процесса требуются специальные программы.
• Уровень знаний специалиста должен быть высоким, чтобы корректно вести двойную запись.
Ошибка № 7. Не автоматизировать управленческий учёт
Любая, даже минимальная автоматизация, лучше её отсутствия. Она сокращает время формирования управленческих отчётов, уменьшает количество ошибок, исключает человеческий фактор.
Однако автоматизировать управленческий учёт можно только в том случае, если в компании не допускают ошибок из предыдущих пунктов. Автоматизация будет работать только внутри предприятия, где установлены чёткие правила и определена методология, где сотрудники и без автоматизации собирают корректные отчёты.
Если коротко
Пропишите единые правила для составления отчётности во всех отделах.
Используйте все доступные отчёты.
Пропишите чёткую методологию для учёта показателей, которые можно интерпретировать двояко.
Синхронизируйте справочники бухгалтерского и управленческого учёта.
Используйте первичный учёт, данные из CRM-систем и подобных программ.
Применяйте метод двойной записи.
Автоматизируйте управленческий учёт.
При соблюдении этих рекомендаций управленческий учёт станет надёжным помощником в управлении компаний. О способах автоматизации мы расскажем в следующем материале.
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.
Начать дискуссию