Где смотреть сроки хранения документов
Ответ о сроках хранения документов можно найти в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ, НК и в ведомственных документах.
Кроме того, есть специальный приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.
Документ | Срок хранения | Основание |
Бухгалтерские документы | ||
| 5 лет Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу | Пункт 277 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 Статья 29 Закона № 402-ФЗ |
Кассовый чек и бланк строгой отчетности | 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе | Пункт 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ |
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями | 5 лет | Статья. 29 Закона № 402-ФЗ |
Документы учетной политики | 5 лет | Пункт 267 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним | Годовая — постоянно. Промежуточная — 5 лет | Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236 |
Расчет и уплата налогов и взносов | ||
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ | 5 лет | Пункты 310, 311 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК |
Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы | 5 лет | Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК. Статья 29 Закона № 402-ФЗ |
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка | Весь период, по которому уменьшен налог, и еще пять лет после окончания года, в котором убыток был полностью списан | Письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632 |
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы | 5 лет | Пункт 314 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы | 5 лет | Пункт 570 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) | 50/75 лет | Пункт 308 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов | 6 лет | Пункт 309 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Счета-фактуры | 5 лет | Пункт 317 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 |
Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним | 4 года с момента последней записи | Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 |
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов | 6 лет | Пункт 3 ст. 89.2 НК |
Документы по зарплате | ||
Положения об оплате труда и премировании работников | 5 лет | Пункт 294 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов | 6 лет | Пункт 309 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Реестры сведений о доходах физлиц | 5 лет | Пункт 313 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Лицевые счета работников: для документов, по которым: | Пункт 296 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 | |
— делопроизводство закончено до конца 2002 года; | 75 лет | |
— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 50 лет | |
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат | В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50/75 лет | Пункт 295 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Исполнительные листы | 5 лет | Пункт 299 Перечня, утв. приказом № 236 |
Табели учета рабочего времени | 5 лет | Пункт 402 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче материальной помощи | 5 лет | Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов | 6 лет | Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК |
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников | 5 лет | Пункты 618, 633 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки | 5 лет | Пункт 636 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Кадровые документы | ||
Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных | Постоянно | Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок | 1 год | Пункт 381 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Положения или инструкции по обработке персональных данных | Постоянно | Пункт 440 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Согласие на обработку персональных данных | 3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва | Пункт 441 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
График отпусков | 3 года | Пункт 453 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | Пункт 383 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Заявки о потребности в иностранцах | 1 год | Пункт 377 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 лет | Пункт 409 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | Пункт 424 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | Пункт 434 Перечня, утв. приказом № 236 |
Приказы о направлении в командировку | 5 лет | Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков | 5 лет | Пункты 300, 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей | 5 лет | Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров | 3 года | Пункт 635 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | 50/75 лет | Пункт 435 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу | Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 | |
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении | Пункт 449 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 | |
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним | Пункт 301 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 | |
Личные дела и личные карточки работников | Пункты 444, 445 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
Приказы об изменении анкетно-биографических данных | Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 | |
Уведомления, предупреждения работников | 3 года | Пункт 436 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии | 1 год | Пункт 451 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет | Пункт 423 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Журналы, книги учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда | 5 лет | Пункт 423 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки | 50 (75) лет | Пункт 414 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Основные средства | ||
Документы о переоценке основных фондов и амортизации | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | Пункт 323 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Документы о списании основных средств | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | Пункт 323 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс | 5 лет после выбытия имущества | Пункт 325 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
УСН | ||
Книги учета доходов и расходов на УСН | 5 лет | Пункт 318 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
План финансово-хозяйственной деятельности | ||
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету | ||
— по месту утверждения | 5 лет | Пункт 243 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
— по месту разработки | постоянно | |
Отчеты о выполнении планов ФХД | ||
— годовые | 5 лет | Пункт 272 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
— квартальные | 5 лет | |
— месячные | 1 год | |
Договоры и соглашения | ||
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества/движимого имущества | По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10/5 лет | Пункт 94 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | Пункт 90 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу | Пункт 96 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока действия договора В случае спора документы хранят до принятия решения по делу | Пункт 98 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Договор мены недвижимого/движимого имущества | До ликвидации организации/5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств | Пункт 99 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Договор поручения: по недвижимому/движимому имуществу | 15/10 лет | Пункт 101 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет | Пункт 261 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 |
Как хранить документы
Порядок хранения первички прописан в пунктах 23 – 27 ФСБУ 27/2021, (утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н).
Подлинники документов надо хранить в том виде, в котором они составлены. Бумажные документы запрещено переводить в электронный вид.
Доступ к архиву документов должен быть ограничен. Если к документам предоставлен доступ, об этом надо проинформировать главбуха.
Как оштрафуют за нарушение сроков хранения
За нарушение сроков хранения документов для должностных лиц компании предусмотрен административный штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб.
Повторное нарушение грозит штрафом в размере от 10 до 20 тыс. руб. или дисквалификацией должностного лица на срок от года до двух лет (ст. 15.11 КоАП).
Начать дискуссию