НДФЛ

Можно ли оплатить переезд удаленному работнику и куда отнести расходы

Два главных правила дистанционного труда — работа не на территории компании и использование Интернета или других средств связи. А у компании есть ряд доп. обязательств, в т. ч. организовать порядок взаимодействия, компенсировать человеку расходы, связанные с работой. Например, оплата интернета, амортизация личной техники, мебель (по необходимости), электричество.
Можно ли оплатить переезд удаленному работнику и куда отнести расходы
Иллюстрация: Вера Ревина /«Клерк»

Но есть и другая ситуация. Человека оформляют на удаленку, и он уезжает в другой город. Может и должна ли компания оплачивать перелет до места исполнения дистанционной работы? А главное — как отнести расходы на авиабилет, прежде всего, чтобы снизить издержки?

Попробуем разобраться.

Оплата переезда

Обязанности оплачивать проезд нет, но компания может установить дополнительные льготы. Если говорить с точки зрения расходов, для такого сотрудника оптимально установить разъездной характер работы. В разъяснениях ГИТ и в ТК нет прямого запрета на это. Тогда не придется оформлять командировку, оплачивать средний заработок. Вместе с тем, компенсация проезда будет учитываться в расходах по налогу на прибыль и не будет облагаться НДФЛ и взносами.

Оценивая налоги при оплате проезда для сотрудника, Минфин считает такую поездку командировкой и указывает, что компенсации проезда не облагаются НДФЛ, взносами и учитываются в расходах по налогу на прибыль. Например, такой вывод в письме Минфина № 03-04-05/59241 от 23.07.2021.

Но для компании не всегда удобно и выгодно оформление командировок для таких поездок. В первую очередь, из-за допоплаты — среднего заработка.

Да, существует безрисковый по налогам вариант оплаты проезда «наполовину»: когда начисляются все зарплатные налоги, а затраты на перелет не признаются в налоге на прибыль. Но такой вариант тоже не выгоден работодателя. Именно поэтому и вспоминают о разъездной работе.

Оплата проезда при разъездном характере работы

Напомним, что на основании  сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, компания возмещает расходы на проезд по служебным поездкам, найм жилого помещения, другие расходы из-за проживания вне места жительства и т. д.

Порядок оформления поездок и возмещения расходов компания устанавливает в коллективном договоре, локальном акте или соглашении сторон.

И поскольку компенсации закреплены на законодательном уровне, то оплат и возмещение проезда будет учитываться в расходе по налогу на прибыль и не будет облагаться налогом на доходы и взносами. И для этого есть веские основания.

Расходы на проезд можно учесть среди прочих расходов на  при наличии подтверждающих документов. Об этом говорил Минфин в Письме от 27.04.2022 № 03-04-06/38439. Логично, расходы на проезд прямо связаны с расходами на оплату труда. А если некоторые затраты с равными основаниями можно отнести к нескольким группам расходов, выбор остается на усмотрение налогоплательщика.

НДФЛ не облагаются установленные законом компенсации, связанные с трудовыми обязанностями, на основании . Оплата проезда для разъездного сотрудника прямо связана с его работой, так что налогу она не подлежит. Но расходы надо документально подтвердить, а в ЛНА или соглашении уточнить, что работа у сотрудника разъездная.

Если такого подтверждения не будет, признак компенсации теряется и придется платить налог на доходы. Об этом также говорил Минфин в письме от 27.04.2022 № 03-04-06/38439.

Такая же ситуация и по страховым взносам. С учетом , они исключены из компенсаций, связанных с выполнением трудовых обязанностей. Но для неначисления взносов расходы на проезд также надо документально подтвердить.

Можно ли установить дистанционщику/удаленщику разъездной характер работы?

Отметим, что ТК не указывает, какая работа является разъездной. По мнению Минтруда (письмо от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047), трудиться надо вне расположения организации, но на постоянной основе.

На стороне работодателей и ГИТ. В своем письме от 04.03.2021 № 77/10-6629-ОБ/18-1299 Инспекция отметила: закон не запрещает вводить разъездной характер для дистанционного сотрудника, а факторы для такой работы компания может определять самостоятельно.

Учитывая это, удаленному сотруднику можно ввести разъездную работу и компенсировать проезд.

При этом оплату проезда вы учтете в налоге на прибыль и не надо будет платить НДФЛ и взносы.

Начать дискуссию

УК РФ

Должники станут более защищены при исполнительном производстве

Минюст разработал законопроект, который предлагает наделить судебного пристава-исполнителя правом обращаться в суд с ходатайством об освобождении должника от дальнейшего отбывания обязательных работ.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Ипотека

Ставку по семейной ипотеке могут поднять до 12%

Для семей с детьми до 6 лет условия льготной ипотеки не изменятся: ставка сохранится на уровне 6% годовых. Однако для остальных Минфин планирует ужесточить условия.

Зачем IT- компаниям нужен юрист: три примера из моей практики

Я Павел Патрикеев — практикующий юрист, специализирующийся на поддержке малого и среднего ИТ-бизнеса, кратко расскажу о том, как даже одна юридическая консультация может существенно облегчить вашу жизнь, и разберу, на какие плюшки от государства могут рассчитывать IT-компании. Читайте до конца, чтобы узнать почему большинство из них не доходит до адресатов.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Как вести бухгалтерский учет в строительстве в 2024 году

Ведение учета в строительной отрасли имеет свою специфику, разбираемся в нюансах работы на стороне заказчика и подрядчика.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Названы причины, почему работники рвутся на удаленку, особенно летом. И это выгодно работодателям

По данным опроса 80% россиян хотят перейти на удаленный режим работы летом.

⚡️ Итоги дня: появился новый вирус FLiRT, готовить кофе можно ультразвуком, а в России будет свой музыкальный конкурс «ИнтерВидение»

Подготовили обзор главных событий дня — 15 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Банки

Центробанк запустил новый сервис со статистикой

Уже сейчас пользователи сервиса могут ознакомиться с процентными ставками, денежно-кредитной политикой и статистикой по внешнему сектору экономики. Перечень доступной информации будет расширяться.

💥 Депутаты готовят большой пакет поправок в Трудовой кодекс

В Госдуму внесен депутатский законопроект с изменениями в ТК по дополнительным гарантиям защиты прав работников.

Можно ли делать выплаты самозанятому на чужую карту

Иногда возникают ситуации, когда самозанятый просит перечислять выплаты не на свою банковскую карту, а на карту третьего лица — например, жены или друга. Разбираемся, законно ли это и как правильно переводить вознаграждение в таком случае.

Можно ли делать выплаты самозанятому на чужую карту

Пять фактов, которые нужно знать про обучение по охране труда

Выбрали самые частые вопросы по теме обучения по охране труда и попросили экспертов «Клерка» дать развернутые ответы, которые пригодятся и работнику, и руководителю, и собственнику компании.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

МИД договорится с Малайзией о безвизовом режиме

Туристы смогут проводить в Малайзии без визы до 30 дней.

Снижение компенсации за нарушение исключительных прав

Компенсация за нарушение авторских прав — это санкция, которая носит не только восстановительный характер, но и как любая мера юридической ответственности — превентивный и карательный (штрафной) характер, а также является альтернативной санкцией и взыскивается вместо убытков.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Нужна ли оценка объекта интеллектуальной деятельности, при включении его в состав наследства?

Размер оценки имущества, включенного в состав наследства = госпошлина за выдачу свидетельства о наследстве = зарплата нотариуса.

НДФЛ

С 2026 года для вычетов НДФЛ не нужно будет собирать справки и документы-подтверждения

Для получения вычетов по НДФЛ больше не понадобится собирать справки и другие подтверждающие документы. Налоговая с 2026 года сама рассчитает размер вычета и автоматически переведет нужную сумму.

Бесплатно с Расчеты с работниками

Как безопасно заменить индексацию премиями: судебная практика

Нередко работодатели принимают решение не индексировать суммы, которые получают работники за труд, а выплачивать премии. Насколько такие действия правомерны, и если да, то как оформить, чтобы не было претензий?

Как безопасно заменить индексацию премиями: судебная практика
Пенсии

Приставы не смогут списывать пенсии за долги

Выплаты, назначенные для детей-инвалидов, ФССП может взыскать со счетов родителей, у которых есть долги. Это собираются изменить и запретить приставам трогать пенсии.

УК РФ

Для многих преступлений принудительные работы станут основным наказанием вместо заключения

Министра юстиции России Константин Чуйченко сообщил, что минюст подготовил законопроект, который расширит в УК список преступлений с наказанием в виде принудительных работ.

Календарь вебинаров для бухгалтера в мае 2024. Выбирайте и смотрите!

Будьте в курсе последних изменений в законодательстве! Выбирайте из 7 вебинаров интересные именно вам и записывайтесь. Учитесь, не выходя из дома или офиса! Забирайте в закладки календарь вебинаров для бухгалтера, которые пройдут в мае 2024. Подписчикам «Клерк.Премиум» — бесплатный доступ.

Календарь вебинаров для бухгалтера в мае 2024. Выбирайте и смотрите!
13
Нотариат

Тарифы на услуги нотариусов будет устанавливать государство, а не сами нотариусы

Министр юстиции России Константин Чуйченко будучи и. о. принял участие в заседании Совета Федерации, где сделал ряд важных заявлений. В том числе Минюст планирует реформу нотариата.

Интересные материалы

НДФЛ

Там, где работодатель: правила уплаты НДФЛ налоговыми агентами останутся прежними

Министр финансов России Антон Силуанов заявил, что менять существующую систему уплаты НДФЛ у налогового агента нецелесообразно.