Обычно, когда заходит речь о пересылке электронных документов контрагентам, выделяют 2 способа обмена: самостоятельный и через оператора ЭДО СФ. Самостоятельный обмен также называют взаимодействием «точка-точка», т. е. без посредников. Какой и когда выбрать порассуждаем в этой статье.
Инструменты для самостоятельного обмена
Электронная почта, социальные сети (ВКонтакте, Facebook), мессенджеры (Telegram, 4talk), файлообменники, Skype и другие сервисы поддерживают функциональность обмена файлами, электронными документами. При этом законодательство нас никак не ограничивает. Приобретите сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП), подпишите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО, установите сертифицированное ФСБ РФ СКЗИ и работайте (ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 63). Такой сценарий не подойдет только в том случае, если вы планируете обмениваться электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Об этом позже.
Бизнес вряд ли выберет обмен через мессенджеры – несерьезно как-то, а вот электронная почта пользуется популярностью. Так бы и работали, но в 2012 году появились Операторы ЭДО СФ. Давайте сравним обмен по e-mail и через сервис Оператора.
Обмен по e-mail
Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная КЭП, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. Заметьте, о способе обмена ничего не сказано. После получения КЭП приобретите средства криптографической защиты (СКЗИ) для работы с электронной подписью и заключите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО. Последнее – рекомендация, а не обязательное условие. Начинайте обмен.
Единственное ограничение – обмен ЭСФ. В соответствии с п. 1.3 Приказа Минфина РФ № 50н обмен электронными фактурами осуществляется через Операторов и только через них. Если вы не планируете обмениваться ЭСФ и минусы электронной почты не доставляют вам неудобства, используйте этот вариант.
Плюсы | Минусы |
Бесплатно. | Для обмена электронными договорами, накладными, актами рекомендуется заключать соглашение с каждым контрагентом о начале ЭДО. |
Популярно. Контрагенты уже пользуются. | Законодательство запрещает обмениваться электронными счетами-фактурами (п. 1.3 Порядка обмена ЭСФ). |
Настройка папок позволяет сортировать письма. | Отсутствует архив самих электронных документов. |
Функциональность поиска позволяет искать нужные письма. | Отсутствует поиск по документам. |
Техническая поддержка. | Специалисты поддержки не ответят на вопросы по работе с электронными документами. |
Отсутствует поддержка форматов ФНС накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ. | |
Отсутствует автоматическая выгрузка документов. При подготовке к налоговой проверке придется выгружать по отдельности каждый документ. | |
Спам. | |
Отсутствует поддержка работы с электронной подписью (или ее надо самостоятельно настраивать, что бывает очень непросто). | |
Обмен через Оператора
Чтобы приступить к обмену, выберите своего из списка ФНС и приобретите сертификаты КЭП и СКЗИ. Какие нюансы вас ожидают – смотрите в таблице:
Оператор ЭДО СФ | |
Плюсы | Минусы |
Обмен любыми видами документов. | Платно |
Готовые интеграционные решения с ECM и ERP-системами. | Технология находится на этапе проникновения в бизнес. Контрагенты могут быть не подключены к ЭДО. |
Поддержка форматов ФНС счетов-фактур, накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ. | Медленное развитие технологии роуминга. |
Специалисты поддержки ответят на любые технические вопросы, а также на вопросы по работе с электронными документами. | Отсутствует возможность выставления документов задним числом. |
Хранение счетов-фактур и первичной документации в течение 5 лет. | |
Подтверждения Оператора, как независимой стороны, о фактах подписания и обмена документами. | |
Подготовка первичной документации к налоговой проверке (поиск, фильтрация, массовая выгрузка). | |
E-mail или Оператор?
Предлагаю сравнить варианты между собой:
Получилось наглядно, даже добавить нечего. Мы проводили сравнение по общим критериям. Не забывайте, что функциональность сервисов разных Операторов отличается. Не через каждого Оператора возможен обмен по факторингу или бесплатная интеграция с 1С и др.
Делайте выбор, исходя из своих задач и целей. Если вы небольшая компания, не планируете обмениваться электронными счетами-фактурами, вам не нужен архив и т. д., – используйте электронную почту. В противном случае обращайтесь к Оператору.
Начать дискуссию