Справка: машиночитаемая доверенность (МЧД) — это цифровой аналог доверенности в формате .xml, который подписан КЭП руководителя и подтверждает полномочия физического лица на представление интересов компании.
С 1 сентября 2024 года работа по ЭДО, а именно, сдача отчетности, взаимодействие с контрагентами и госпорталами, будет возможна, только если у сотрудника есть личная электронная подпись физлица и машиночитаемая доверенность.
Начать использование МЧД прямо сейчас можно с помощью сервиса «Такском – Управление Доверенностями». На сайте оператора есть все необходимые инструкции для перехода.
Как указывать полномочия в МЧД
Есть два варианта решения этой задачи: полномочия в цифровой доверенности можно прописать текстом или указать код (OID), в соответствии с Единым классификатором ЕСНСИ (актуализируется на портале Госуслуг).
Важно: для взаимодействия с госорганами чаще всего полномочия требуется заполнить кодовым шифром, а для переписки с контрагентами — подходит и текст.
Благодаря единому формату кода, информационные системы разных ведомств автоматически идентифицируют права подписанта и принимают входящие документы с приложением МЧД.
Нужна ли МЧД индивидуальному предпринимателю
Если индивидуальный предприниматель подписывает все электронные документы самостоятельно, то для этого ему нужно использовать сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Аналогичный вид электронной подписи использует руководитель организации. Оформлять МЧД в этом случае не требуется (ст. 17.3 ФЗ «Об электронной подписи»).
Если у ИП есть сотрудники и он хочет делегировать им часть полномочий по ведению ЭДО, тогда на их имя нужно оформить ЭП физлица и машиночитаемую доверенность.
Нужна помощь с выбором электронной подписи для компании или предпринимателя? Удостоверяющий центр Такском бесплатно проконсультирует и подберет верный формат электронной подписи для вашего бизнеса.
Сначала нужно получить личную ЭП физлица, а затем оформить МЧД?
Необязательно. Выпуск личной электронной подписи возможен как до оформления машиночитаемой доверенности, так и после передачи полномочий. Занимается этим любой аккредитованный УЦ. Однако действуют эти два файла исключительно вместе.
Документ, который подписан личной ЭП физлица, должен быть отправлен адресату строго с приложением МЧД.
Требуется ли МЧД для подписания внутренних документов компании
Использование КЭДО — право, а не обязанность организации. С точки зрения действующего трудового законодательства, машиночитаемая доверенность не является необходимым элементом для внутреннего документооборота. Специалисты службы персонала, в первую очередь, руководствуются своей должностной инструкцией и приказом генерального директора.
Однако если на предприятии внедрен КЭДО, и руководитель отдела кадров использует личную ЭП физлица для подписи документов, рекомендуем выпустить также МЧД на его имя. Это нужно, чтобы избежать конфликтных ситуаций с работниками и попыток оспорить действительность подписи в суде.
Как узнать об МЧД, выданных на мое имя
С 1 марта 2024 года подписант сможет отслеживать, какие доверенности выпущены на его имя, перечень полномочий, сроки действия —— в личном кабинете на портале Госуслуг.
Кроме того, информация о всех МЧД размещена на сайте Единого хранилища ФНС. Чтобы найти нужный документ, введите в строку поиска: номер доверенности, ИНН доверителя и ИНН представителя.
На какой срок можно оформить МЧД
Выдача машиночитаемой доверенности допустима на любой период. Работодатель вправе сам выбрать срок, а также в при необходимости досрочно отозвать МЧД.
Как добавить полномочия в действующую МЧД
Если в процессе работы, у подписанта расширился функционал, и возникла потребность расширить круг его полномочий в электронном документообороте, сделать это можно одним из двух способов:
Отозвать прежнюю доверенность и выпустить новую с увеличенным перечнем полномочий.
Оформить вторую МЧД, без отзыва первой. Тогда для разных ситуаций сотрудник будет использовать либо один документ, либо другой.
Кто должен применять новый формат МЧД с 1 марта 2024 года
С этой даты машиночитаемая доверенность стала обязательной для организаций и ИП, которые должны сдавать налоговые декларации в электронном виде и делают это через уполномоченного представителя.
ФНС утвердила новый формат МЧД — 5.02 (приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@), который позволяет:
предоставлять полномочия сразу нескольким подписантам;
реализовывать возможность последующего передоверия.
При этом если компания уже использует МЧД в формате 5.01., перейти на новый бланк можно постепенно, вплоть до 28.02.2025 года. Но по МЧД со старым форматом нельзя оформить передоверие.
Также с 1 марта 2024 года действует новый формат заявления об отзыве электронной доверенности (приказ ФНС от 11.12.2023 № ЕД-7-26/946@). Такое заявление позволяет отозвать как ранее оформленные электронные доверенности, так и новые электронные доверенности, в том числе в отношении одного уполномоченного представителя.
Сервис «Такском – Управление Доверенностями» помогает легко внедрить МЧД в работу организации и в дальнейшем администрировать машиночитаемые доверенности в одном окне: от создания, подписания и регистрации до продления, отзыва и хранения.
Оперативный выпуск ЭП для уполномоченных сотрудников осуществляется в аккредитованном УЦ Такском — лидере российских удостоверяющих центров по данным Системы межведомственного электронного взаимодействия.
В Налоговом кодексе масштабные изменения
Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KZKks
Начать дискуссию