Получение рабочих документов при увольнении сотрудника

Трудовое законодательство обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему трудовую книжку, а также копии документов, связанных с работой:

• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводах на другую работу;
• приказ об увольнении с работы;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
• о периоде работы у данного работодателя;
• прочие документы.

Как видим, перечень документов, которые вправе запросить работник, не является исчерпывающим (п. 1 ст. 62 ТК РФ).

Помимо названных документов работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав (Определение КС РФ от 21.05.2015 № 1008-О).

Например, работодатель обязан выдать работнику производственную характеристику, если она необходима ему для предъявления в институт, в органы опеки и попечительства.

Важно! При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причин, по которым копия того или иного документа ему необходима.

Срок выдачи документов

Запрашиваемые работником документы необходимо выдать не позднее трех рабочих дней с момента подачи заявления. Например, работник написал заявление во вторник, тогда работодатель должен выдать ему документы не позднее пятницы.

Если же работодатель нарушит сроки выдачи документов, то ему может грозить штраф:

• на компанию – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей;
• на должностных лиц и предпринимателей – от 1 тысячи до 5 тысяч рублей.

Все ли документы вправе запросить работник?

Работодатель выдает документы, которые связаны с трудовой деятельностью самого работника. А такие документы как должностные инструкции отдела, штатное расписание, график отпусков содержат информацию о других сотрудниках.

Так, суд отказал работнику в праве получить коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, поскольку работник просит о выдаче копий локальных нормативных актов, а не индивидуальных актов касательно самого работника (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2018 № 2-6498/2017).

Подобные документы содержат персональные данные других сотрудников компании. Поэтому в таких ситуациях лучше сделать выписку из документа в части, относящейся к трудовой деятельности работника.

В какой форме выдаются документы?

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Общий порядок выдачи и заверения копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется еще старинным Указом Президиума ВС СССР (от 04.08.1983 № 9779-X).

Копии документов выдаются на бланках работодателя. Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью при ее наличии. На копии указывается дата выдачи документа и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Работник постоянно запрашивает массу документов

Законом не предусмотрено каких-либо ограничений относительно количества обращений работника к работодателю за выдачей ему копий документов, связанных с работой. На практике встречаются работники, которые запрашивают массу документов и порой парализуют работу отдела кадров. И если работнику заблагорассудится получить документы на 128 листах, то работодатель не вправе отказать ему в этом (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.09.2020 № 33-34325/2020).

Что сказали высшие судьи?

В конце уходящего года высшие судьи рассмотрели спор, связанный с правом уволившегося работника получить копии документов, связанных с его трудовой деятельностью (Определение ВС РФ от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9).

Уволенный работник запросил расчетные листки и справки 2-НДФЛ. Работодатель выдал ему документы спустя месяц вместо положенных трех дней. Высшие судьи напомнили, что правом получения от работодателя документов, связанных с работой, обладают уволившиеся работники.

Отметим, что решение ВС РФ не является неожиданным. При аналогичных спорах суды были единодушны в том, что правом получить копии документов, связанных с работой, обладают в том числе работники, расторгнувшие трудовые отношения с работодателем (Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 16.01.2019 № 33-19032/2018).

Работодателю следует помнить, что помимо административной ответственности за невыдачу либо выдачу с опозданием кадровых документов, работник может взыскать с него компенсацию морального вреда.

Даже если работник написал заявление о выдаче документов и отправил его по почте, а работодатель уклонялся от получения сообщения, то суд также взыскивает с работодателя компенсацию морального вреда.

Например, не выданная работнику справка для службы занятости стоила работодателю выплаты морального вреда в размере 8 тысяч рублей (Решение Куйбышевского районного суда г. Иркутска от 23.07.2020 № 2-1273/2020). А не вовремя выданная справка об уточнении стажа работы для ПФР, оценена в 3 тысячи рублей морального вреда (Решение Ленинского районного суда г. Кирова от 26.05.2020 № 2-1352/2020).