Согласование кадровых документов в КЭДО

Что такое согласование документов в КЭДО

Согласовать документ — задача сложная, особенно если в этом процессе задействовано несколько руководителей. У каждого могут возникать замечания к содержанию документа, а поймать их между переговорами и другими делами удается далеко не всегда.

Такие задачи создают избыточную нагрузку на кадровых специалистов, снижают эффективность работы и увеличивают стресс.

Необходимость ускорения и упрощения процессов согласования кадровых документов стала одной из причин к появлению систем КЭДО. Такие сервисы стали появляться в 2017 году.

Традиционно, в крупных и средних компаниях для согласования договоров, а также для согласования и распределения входящей и исходящей корреспонденции используются системы электронного документооборота (СЭД). Их функционал позволяет настраивать сложные маршруты и согласовывать документы между сотрудниками.

Лицензирование СЭД, как и КЭДО, основано на тарификации рабочего места пользователя. Но если в СЭДах в согласовании договоров участвуют обычно только закупщики, юристы и еще несколько менеджеров, которые отвечают за свою предметную область, то в согласовании кадровых документов всегда участвует сам сотрудник. Таким образом пользователями КЭДО являются все сотрудники организации. В связи с тем, что в СЭД работает относительно небольшое число пользователей, то стоимость лицензии на пользователя всегда была достаточно высокой. Поэтому применение СЭД для кадрового электронного документооборота — это дорогое решение. 

В итоге кадровым специалистам стало понятно, что для их задач нужна отдельная система, в которой могут работать все сотрудники организации и которая позволит эффективно настраивать маршруты согласования кадровых документов в условиях сложных организационных структур. Такие возможности объединяет в себе система КЭДО.

Почему согласовывать документы в системе КЭДО удобнее, чем в СЭД

• Все сотрудники в одной системе.

К системе КЭДО подключаются все сотрудники компании. В ней можно настроить оргструктуру и необходимые маршруты согласования документа, каждый из которых будет описывать потребность всех руководителей. 

• Работает с любой оргструктурой.

Система КЭДО подходит для компаний с любыми структурами — не только с теми, где есть прямое административное подчинение.

Так как сервисы КЭДО интегрируются с 1С, оргструктуру можно настроить в 1С:ЗУП, а затем выгрузить в систему КЭДО.

Если в компании используется матричная структура и у сотрудников кроме административного руководителя также есть функциональный, то в сервисе КЭДО можно настроить автоматическое согласование с такими руководителями. 

Также можно добавить дополнительного руководителя — то есть руководителя определенного сотрудника вне административной или функциональной системы подчиненности. Такая система подчиненности может встречаться в ситуациях, когда структура рабочих групп не совпадает с формальной организационной структурой.

Например, в IT-компаниях разработчики часто объединяются в проектные команды, которые возглавляют тимлиды. По окончании проекта состав команд меняется. Такие изменения нецелесообразно сопровождать формальными кадровыми переводами, поэтому программистов обычно оформляют в один отдел разработки. В нем руководитель отдела — это административный руководитель подразделения и прямой руководитель тимлидов, а тимлиды — дополнительные (проектные) руководители разработчиков.

• Подходит для крупных компаний.

При большом количестве работников отделу кадров приходится постоянно согласовывать множество документов. Без КЭДО не обойтись. Кроме того, маршруты согласования документов в системе КЭДО настроить довольно просто, даже если компания крупная. 

Например, если взять компанию с численностью персонала 7 000 человек, то легко подсчитать, что при средней норме управляемости 7 человек в ней будет примерно 1 000 подразделений. Далее, если предположить, что нужно определить маршруты согласования 10 документов для каждого подразделения, то получится 10 000 маршрутов. Понятно, что с традиционными СЭД для поддержки такого количества маршрутов понадобится не один человек. 

Еще один немаловажный момент заключается в том, что при 1 000 подразделений практически каждый рабочий день меняется руководитель в одном из подразделений. Поддерживать актуальность данных о руководителях — тоже трудоемкая задача. Если в традиционных СЭД за этим придется следить и вести параллельный учет руководителей, то КЭДО берет данные напрямую из системы кадрового учета, где они всегда актуальные. Если же появилась вакансия руководителя, то документ будет автоматически направлен вышестоящему руководителю.

• Документы в структурированном виде.

В СЭД загружают готовый файл в Word или PDF. Это неудобно, так как получателю документа придется вручную переносить информацию из него в свою учетную систему.

С сервисом КЭДО такого не случится. Каждый документ, кроме своей печатной формы, также передает данные из документа в структурированном виде. Например, заявление на отпуск поступает руководителю на согласование в человекочитаемом виде. Однако после согласования в учетную систему работодателя передается как печатная форма заявления, так и данные в машиночитаемом виде. 

Таким образом, кадровому специалисту не придется вводить вручную такие данные, как ФИО сотрудника, его должность, подразделение, дату начала и окончания отпуска. Все эти данные загрузятся в учетную систему автоматически. Кадровому специалисту остается только сверить введенные данные с печатной формой документа.

В КЭДО есть готовые шаблоны документов, а также можно добавить собственные. Благодаря шаблонам специалисты кадровой службы обеспечивают требуемый вид документов и автоматическую передачу данных в учетную систему. Сотруднику же остается только заполнить нужные поля: даты, сроки и другие параметры. 

В КЭДО работает много сотрудников, но если сотрудники пользуются шаблонами, то финальный документ будет сформирован строго по шаблону и, тем самым, будет защитить от того, что его случайно испортят или некорректно заполнят.

Кроме того, в системе КЭДО можно просмотреть хронологию документа, чтобы понимать, как он двигался по маршруту. История включает следующую информацию:

• Имя участника электронного документооборота.

• Действие с документом.

• Дату и время действия с документов.

• Дополнительные комментарии.

Маршруты согласования документов

В системе КЭДО создается маршрут согласования документа, который включает следующие этапы:

• Согласование с административным, функциональным,дополнительным руководителем или с экспертом.

• Подписание.

• Ознакомление с подписанным документом.

В системе есть пять уровней маршрутов.

• Общий маршрут. 

Это главный маршрут для всех документов компании, который применяется в общем случае, если нет более специфичных маршрутов.

После того как документ пройдет все этапы согласования, он поступит:

• на подписание генеральному директору или представителю с правом подписи от имени компании;

• на ознакомление одному или нескольким должностным лицам организации, в том числе руководителям, подписантам, экспертам, кадровым специалистам или бухгалтерам.

Если маршрут настроили без этапов согласования, то документ сразу направится на ознакомление или подписание выбранным ответственным лицам.

• Маршруты по подразделениям. 

На этом уровне можно настроить маршрут для подразделений уровня–1 от единоличного исполнительного органа, включая всю совокупность нижестоящих подразделений. Если сотрудник любого подразделения, входящего в эту совокупность, отправит документ, то он пойдет именно по этому, а не по общему маршруту. Это означает, что такой маршрут имеет более высокий приоритет, чем общий.

• Маршруты по документам.

На этом уровне можно настроить маршруты по определенному шаблону документа. Они имеют еще более высокий приоритет, чем маршруты по подразделениям. То есть если сотрудник отправляет документ из шаблона, для которого настроен «Маршрут по документам», то будет применен именно он, а не маршрут по подразделениям или общий.

• Индивидуальные маршруты по подразделениям.

На этом уровне можно настроить маршрут, который будет применяться точечно к определенному подразделению и (при необходимости) к документу. В данном случае маршрут не распространяется на подчиненные подразделения. Он имеет еще более высокий приоритет, чем вышеописанные маршруты.

• Индивидуальные маршруты по сотрудникам.

Данные маршруты применяются только к выбранному сотруднику и документу. Например, можно настроить специальный маршрут для генерального директора, чтобы он не согласовывал документы сам себе.

Данные маршруты имеют самый высокий приоритет.

Для работы с маршрутами «По подразделениям» и «Индивидуальными маршрутами» необходима синхронизация организационной структуры компании между системой кадрового учета и КЭДО, т.к. без этих сведений КЭДО не сможет понимать принадлежность сотрудников к подразделениям..

У EasyDocs есть подробная база знаний со всеми нужными инструкциями, благодаря которой самостоятельно можно настроить маршруты и выгрузить оргструктуру из программы. Кроме того, специалисты технической поддержки всегда готовы прийти на помощь. В результате вы всегда сможете настроить маршруты согласования и подписания документов быстро и удобно.

А если у вас возникли вопросы или вы хотите подробнее познакомиться с возможностями системы EasyDocs — закажите демонстрацию продукта по ссылке.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KE6y4