В данной статье мы хотим рассказать бухгалтерам о том, на что стоит обратить внимание до и в процессе реализации проекта внедрения 1С:ERP для того, чтобы снизить нагрузку, связанную с внедрением новой системы.
Ошибка №1. При внедрении 1С:ERP интересы бухгалтерской службы ставились в приоритет
1С:ERP — информационная система, обеспечивающая формирование единого информационного пространства и комплексную реализацию функций системы управления предприятием.
В 1С:ERP ведутся параллельно несколько видов учета:
Оперативный. Фактически — это учет в системе всех первичных документов, на основании которых регистрируются данные в учетных регистрах.
Регламентированный. Данные из оперативного учета (учетных регистров) транслируются в проводки регламентированного учета. Регламентированный учет включает в себя бухгалтерский и налоговый учет. Регламентированный учет ведется с целью формирования бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности.
Не надо путать бухгалтерскую отчетность с финансовой отчетностью. Бухгалтерская отчетность раз в год представляется в налоговую службу, именно её проверяют аудиторы. Финансовая отчетность — это консолидированная, т.е. сводная отчетность по группе компаний. Она не предоставляется в налоговую службу. Финансовая отчетность не обязательно формируется по правилам МСФО, может формироваться по РСБУ.
Управленческий. Также данные транслируются из оперативного учета. Может иметь отличия от регламентированного учета в правилах формирования себестоимости готовой продукции и финансового результата. Встроенный механизм управленческого учета в 1С:ERP позволяет формировать управленческую отчетность с более глубокой детализацией в сравнении с регламентированной отчетностью.
1С:ERP включает в себя функционал планирования, бюджетирования и возможности план-фактного анализа. Таким образом, 1С:ERP — это не просто учетная система, это система управления, а регламентированный учет является лишь одним из блоков системы.
Соответственно, пользователям кажется, что в результате ведения нескольких видов учета деятельности предприятия ERP-система накладывает на них дополнительный объем работы. Но здесь важно понимать, что это не так, и при вводе первичных данных в систему они автоматически транслируются из оперативного контура в соответствующие виды учета.
Формирование таких навыков и умений, как способность выбора способов ведения бухгалтерского учета и оценки их влияния на финансовый результат, идентификации объектов бухгалтерского учета, интерпретации наборов данных в отчетности и соотнесения их со спецификой деятельности и текущим положением дел предприятия, видения архитектуры учета в информационной системе, постановки технических задач и принятия прочих учетных решений потребует знания 1С: ERP, и на этапе внедрения они уже должны быть у сотрудников бухгалтерских и финансовых служб предприятия.
Подробнее механизм отражения хозяйственных операций во всех видах учета будет описан в статье «Всё, что нужно знать о настройках плана счетов в 1С:ERP».
Какие здесь кроются риски
Когда основным инициатором перехода на 1С:ERP выступает бухгалтерская служба идеология учета в системе может быть реализована без учета потребностей других служб. В результате, можно получить необоснованно дорогою учетную программу вместо системы управления.
В случаях, когда бухгалтеры не взаимодействуют с экономистами, в системе, как следствие, не обеспечен достаточный объем аналитики, необходимой для эффективного управления предприятием.
Отсутствие понимания концепции 1С:ERP может привести к получению неработоспособной базы.
Рекомендация
Перед внедрением 1С:ERP рекомендуется изучить особенности системы. Это поможет правильно выстраивать диалог с командой интегратора и корректно формировать требованию к настройкам и доработкам 1С:ERP в процессе реализации проекта по внедрению 1С:ERP.
Для формирования консолидированной отчетности, управленческой отчетности требуется обеспечить в системе расширенные аналитические разрезы и признаки, используемые в процессах, обеспечить полноту данных, сопоставимость и достаточность показателей финансовой отчетности.
Поэтому проработке источников данных, формированию показателей отчетности и разработке необходимых форм отчетности надо уделить особое внимание. Прорабатывать «экономические» справочники, например, такие как статьи доходов, статьи расходов, статьи движения денежных средств и др., необходимо совместно с экономическими и финансовыми службами предприятия.
В процессе реализации проекта внедрения бухгалтерам необходимо активно взаимодействовать со всеми службами предприятия для того, чтобы получить единое удобное рабочее пространство и удобные инструменты в работе для всех пользователей системы.
На YouTube-канале ИТРП вы можете найти много полезного практического материала о применении 1С:ERP .
Ошибка №2. Бухгалтеры не участвовали в проекте внедрения 1С:ERP
Цифровые технологии меняют технологию организации учетного процесса до такой степени, что бухгалтеру дополнительно приходится повышать свои компетенции в области методов обработки информации, изучать новые инновационные учетные системы/системы управления. Мнение о том, что в условиях использования автоматизации деятельности предприятий обязанности бухгалтера сведутся к функциям оператора по вводу данных в информационную систему и выводу из неё данных с целью формирования отчетности, неверны. Искусственный интеллект ограничен формулой и данными, что люди вводят в систему, принятие же решения всегда останется за человеком.
В системе предполагается, что будет работать большое количество пользователей, которые в силу своих профессиональных обязанностей не имеют представления о том, как вводимые ими данные будут отражены в регламентированном учете, какая должна быть цепочка документов.
Бухгалтерской службой во главе с главным бухгалтером должен быть грамотно проработан и организован первичный документооборот, обеспечена настройка по корректному формированию проводок и отражению данных в регламентированной отчетности.
Кроме этого, ключевым признаком компетентности бухгалтера в условиях работы с 1С:ERP становится способность выработки профессионального суждения для принятия решения о правильном отражении данных в учете.
Приоритетной функцией сотрудников бухгалтерии в системе становится организация заведения и проверка введенных данных, а не их непосредственное занесение.
Какие здесь кроются риски
При неграмотно выстроенном первичном документообороте и некорректной настройке учета в 1С:ERP служба бухгалтерии рискует получить негативные последствия в виде исправления многочисленных неточностей и ошибок в учете, срывы сроков предоставления регламентированной отчетности.
Рекомендация
По мере реализации этапов проекта внедрения 1С:ERP бухгалтерская служба должна принимать активное участие в проработке отражения всех бизнес-процессов предприятия в будущей системе для обеспечения полноты, точности и своевременности отражения данных в учете и отчетности.
Сопровождение и консультации по 1C:ERP
Столкнулись с необычной задачей учета? Нужно обучить специалистов или разобрать существующие в ERP решения? Мы придем на помощь!
Ошибка №3. Бухгалтерская служба не обеспечила необходимыми ресурсами участников проектной команды
Годами сложившаяся учетная практика неочевидна специалистам 1С, которые заняты в проекте внедрения 1С:ERP. Поэтому сотрудникам бухгалтерии надо быть готовыми в процессе внедрения 1С:ERP активно взаимодействовать с командой специалистов 1С для их быстрого погружения в особенности учета деятельности предприятия.
Внедрение 1С:ERP увеличивает нагрузку по работе сотрудникам бухгалтерии. При этом в отчетный период может и вовсе не найтись времени на взаимодействие со специалистами 1С.
Какие здесь кроются риски
При недостаточности информации в процессе реализации проекта по внедрению 1С:ERP специалистам 1С придется больше времени потратить на самостоятельное изучение и проработку учетных схем. Как следствие, это может привести к сдвигу сроков запуска 1С:ERP, и вместо запуска с 1 января будущего года срок сдвинется на 01 апреля.
В результате у бухгалтерской службы не будет возможности автоматического формирования регламентированной отчетности и получения налоговых регистров нарастающим итогом за год. Кроме этого, при отсутствии необходимой информации специалисты 1С будут вынуждены чаще назначать встречи с сотрудниками бухгалтерии для получения ответов на возникающие вопросы. Соответственно, такие встречи будут отвлекать от текущей работы.
Рекомендация
Не создавать потенциальные риски по сдвигу сроков запуска 1С:ERP. Для этого необходимо заранее подготовить все формализованные документы, описывающие учетные схемы, предоставить методологию учета затрат и формирования себестоимости и пр. Проработать график встреч со специалистами 1С, предоставить список сотрудников бухгалтерской службы с функциональными обязанностями каждого для того, чтобы при назначении встреч привлекалась не все сотрудники, а только те, которые отвечают за конкретный объект учета.
В случае, если возникает необходимость запуска 1С:ERP не с начала года, вы можете обратиться за помощью в ООО «ИТРП». Специалисты компании грамотно проработают методику такого перехода с оптимальным решением для вашего предприятия.
Ошибка №4. Бухгалтеры настраивают учет после запуска 1С:ERP
1С:ERP как любой инструмент, обеспечивающий высокий уровень автоматизации, перед использованием должен быть настроен под актуальные потребности организации, сложившиеся бизнес-процессы. Но важно помнить, что при создании будущей системы необходимо учитывать также её механизмы и инструменты.
Возможно, часть процессов придется изменить в связи с тем, что в 1С:ERP они могут быть реализованы иначе, чем в УПП или САП. Возможно, в связи с этим потребуется пересмотреть и методологию бухгалтерского учета, учета затрат и формирования себестоимости.
На практике часто сотрудники предприятия сопротивляются изменению привычных бизнес-процессов. Однако напомним, что даже законодательством предусмотрено изменение учетной политики в связи с разработкой организацией новых способов ведения бухгалтерского учета с целью повышения качества информации об объекте бухгалтерского учета (п. 6 ст. 8 закона «О бухгалтерском учете», п. 10 ПБУ 1/2008).
1С:ERP позволяет грамотно и эффективно управлять процессами, документооборотом, но при условии наличия определенной концепции и правильных настроек системы.
Глобальные настройки 1С:ERP надо настраивать заранее. Некоторые настройки после начала ввода документов уже невозможно исправить без негативных последствий.
В настройках параметров учета не указывается дата, с которой изменяется функциональность системы. Система ничего не спрашивает, изменения функционала сразу вступают в силу и применяется ко всем данным, в т.ч. к заведённым ранее, в случае их перепроведения.
Какие здесь кроются риски
Повышаются риски получения системы управления, которая усложнит, а не облегчит работу всем сотрудникам предприятия.
Повышаются риски обрезки базы и создание новой с вводом начальных остатков.
Рекомендация
Методология учета должна быть по возможности адаптирована под 1С:ERP и при необходимости актуализирована на начальных этапах проекта по внедрению 1С:ERP, для того чтобы получить повышение качества информации и скорости обработки процессов.
Важно грамотно производить настройки 1С:ERP до запуска системы, а не менять их в процессе применения системы. При этом, конечно, интересы бизнеса всегда в приоритете над механизмами системы, поэтому в процессе применения 1С:ERP донастройки системы неизбежны, но к ним надо подходить очень аккуратно.
Если в 1С:ERP отсутствует необходимый функционал, его либо дорабатывают, либо находят альтернативную учетную схему. Поэтому важно выбрать команду специалистов для внедрения 1С:ERP, которые смогут не только реализовать самые смелые проектные решение в виде доработок системы, но и смогут найти обходные решения, тем самым сохранив бюджет Заказчика.
При внедрении ERP-системы нельзя отделять задачи бухгалтерского учета от задач управленческого учета. Обычно считают, что если все в порядке в бухгалтерии, то и управленцы получат данные в нужном виде. Эта логика ошибочна.
Например, бухгалтеру нужен только баланс, а это лишь несколько укрупненных показателей. Скажем, запасы в бухгалтерских документах отражаются всего одной строкой, а управление запасами в управленческом учете – процесс с множеством возможных составляющих. Поэтому сначала необходимо понять, что требуется компании в плане управленческого учета, а потом провести правильную настройку бухгалтерского контура. В противном случае получится автоматизированный хаос или, в лучшем случае, получение отчетов, которые никому не будут нужны.
Раздел по глобальным настройкам «НСИ и администрирование-> «Настройка НСИ и разделов» должен быть доступным только администратору системы, так как изменение данных настроек очень критично для системы.
Ошибка №5. Бухгалтеры не проводят работу над ошибками
Большинство ошибок выявляются уже только при закрытии месяца, когда уже заведено большое количество документов, и переделывать приходится множество цепочек документов.
Затратные счета не закрываются на счета учета себестоимости. Проводки не те, которые мы ожидали увидеть, имеются отрицательные остатки на счетах учета ТМЦ.
Исправлять ручными проводками ошибки — не вариант.
Какие здесь кроются риски
Во-первых, в следующем месяце всё придется снова корректировать учетные данные ручными операциями.
Во-вторых, ручными проводками исправляются ошибки только в регламентированном учете. Таким образом, в системе появляются расхождения данных в регламентированном и управленческом учете.
В-третьих, практически невозможно вносить исправления в периоды, «закрытые» вручную. Очень трудоемко вручную закрывать период.
В-четвертых, накопленные в базе ошибки в будущем могут привести к тому, что база станет неработоспособной.
Рекомендация
Бухгалтерская служба должна активно участвовать во всех этапах проекта по внедрению 1С:ERP. Необходимо изучить основные ошибки в настройках системы и учета на этапе опытной эксплуатации 1С:ERP и не позже. Подойти к настройкам системы с учетом стратегии развития 1С:ERP и деятельности компании.
Кроме этого, бухгалтерской службой должны быть проработаны контрольные процедуры для поддержки контроля учета, инструменты для проверки полноты отражения хозяйственных операций, например, дополнительно разработанные экспресс-отчеты или АРМ, позволяющие проверять правильность применения корректной ГФУ расчетов, проверять наличие документов «Операция (регламентированный учет)» для учета ВНА и пр.
Начиная проекты внедрения, мы всегда стремимся донести до сотрудников заказчика одну мысль — в отличие от учетной системы, любая 1C:ERP – это в первую очередь концепция управления предприятием и только на 30% — это программный продукт как инструмент этого управления.
Более подробно о последствиях недоработанной концепции 1С:ERP в части бухгалтерского, налогового, управленческого учета, способах их устранения, а также об особенностях формирования регламентированной и управленческой отчетности мы расскажем в ближайших публикациях.
При всей ясности системы и заложенным принципам работы важно понимать, что внедрение 1C:ERP относят к разряду самых сложных технических операций.
Для выполнения проекта необходима команда профессионалов, которая не просто имеет представление о продукте, но умеет найти индивидуальный подход к каждому клиенту, проработает оптимальную архитектуру функциональных и технических решений, составит грамотно проектную документацию и выполнит работу согласно плану-графику проекта внедрения 1C:ERP. Именно такой командой являются специалисты компании ИТРП. Кроме этого, компания ИТРП успешно реализовала не один проект по восстановлению учета после неудачного внедрения 1С:ERP другими интеграторами. Мы всегда готовы вам помочь в автоматизации вашего бизнеса и восстановлении учета.
Внедрение ERP-СИСТЕМЫ по полному проектному циклу
Вам нужен полный проектный цикл, если ваше предприятие не планирует выполнять проект автоматизации собственными силами
Реклама: ООО «ИТРП», ИНН 7701258843, erid: LjN8KEkro
Начать дискуссию